En el marco del “Programa para el Fortalecimiento de Instituciones de Justicia Penal Estatal” (ConJusticia) de USAID, LAB-CO acompañó a la Fiscalía General del Estado de Coahuila en el desarrollo de un sistema para la captura y gestión de la información de carpetas de investigación y causas penales, el Sistema Integral de Datos Estadísticos (SIDE).
Retos tecnológicos: uso de sistemas de gestión en Fiscalías
El aprovechamiento de la información que diariamente generan las Fiscalías es fundamental para una efectiva procuración de justicia. Permite a las instituciones tomar decisiones basadas en datos, mejorar la transparencia y detectar oportunidades para una mejora continua.
No obstante, contar con información de calidad sigue siendo un desafío para muchas instituciones en México. Las limitaciones en infraestructura, disponibilidad de personal calificado y recursos financieros dificultan la implementación de sistemas que generen datos confiables.
En Coahuila, la Fiscalía enfrentaba áreas de oportunidad en la gestión de su sistema de información. Entre los principales retos se encontraba la necesidad de modernizar el sistema para permitir actualizaciones constantes, mitigar el riesgo de pérdida de información y fomentar una mayor apropiación y uso por parte del personal.
El SIDE: El nuevo sistema de información de la Fiscalía de Coahuila
A partir de los problemas identificados, LAB-CO y la Fiscalía iniciaron un proceso de transformación institucional para crear un sistema de registro de información de las carpetas de investigación y causas penales. El sistema fue creado utilizando PHP-Laravel, un framework que facilita el desarrollo de aplicaciones web de código abierto y gratuito. Esto permite que el sistema se adapte de manera continua y garantiza su funcionalidad y escalabilidad a largo plazo. Los principales elementos del SIDE son:
- Módulo de captura: Permite la captura de información estadística relacionada con las carpetas de investigación, utilizando formatos y catálogos estandarizados. Además, opera sin necesidad de acceso a internet, lo que asegura que la información se registre en cualquier circunstancia.
- Módulo de carga masiva: Facilita la carga masiva de los formatos de captura en la versión web del sistema, simplificando el proceso de digitalización y centralización de datos.
- Módulo de actualización y validación: Permite actualizar los datos de las carpetas de investigación durante todo el proceso judicial. Además, facilita a los supervisores revisar y validar la información, permitiendo contar con controles de calidad y asegurando que la información sea precisa y confiable.
- Módulo de visualización y aprovechamiento: Ofrece un tablero dinámico para visualizar los datos registrados en el sistema en tiempo real. Además, cuenta con una pestaña para exportar la información registrada en el sistema en formato csv. Esto proporciona información oportuna y precisa para la toma de decisiones.
A diferencia del sistema anterior, el SIDE fue desarrollado en código abierto, lo que asegura que la Fiscalía de Coahuila pueda modificar y utilizar el sistema de manera libre y flexible.
Desarrollo del SIDE: un proceso colaborativo y adaptativo
LAB-CO implementó una metodología iterativa y colaborativa de asistencia técnica, creando equipos de trabajo con personal de las áreas operativas, de sistemas y de estadística para impulsar de forma conjunta el cambio al interior de la institución.
En la etapa inicial se realizaron pruebas en algunas unidades para recibir retroalimentación del personal operativo y directivos. Posteriormente, el SIDE fue probado en condiciones reales durante tres meses. Esto implicó su implementación en unidades específicas para monitorear su funcionalidad y estabilidad con el objetivo de identificar posibles errores y áreas de oportunidad, asegurando que el sistema respondiera eficazmente a las necesidades del entorno real.
La fase final fue la transferencia de capacidades al personal operativo. LAB-CO impartió capacitaciones al personal operativo para que se familiarizara con el nuevo sistema y a personal técnico, brindándoles los conocimientos necesarios para realizar ajustes futuros. Finalmente, se entregó a la institución la documentación del sistema y manuales de uso, para asegurar que la herramienta continuara siendo útil y adaptable con el paso del tiempo.
Transformación institucional
El desarrollo del SIDE aportó beneficios importantes para la institución. En principio, el nuevo sistema le ha permitido a la Fiscalía de Coahuila tener datos de mayor calidad, optimizar procesos y mejorar su capacidad para cumplir con sus obligaciones de transparencia. Además, el proceso iterativo promovió la comunicación entre distintas personas y áreas dentro de la misma institución, por ejemplo, entre las áreas directivas e informáticas, las cuales colaboraron de manera cercana para el desarrollo del sistema.
La implementación del SIDE no solo ha modernizado la gestión de información en la Fiscalía de Coahuila, sino que también ha reforzado la capacidad de la institución para enfrentar desafíos de mejora institucional, promoviendo una justicia más transparente, eficiente y alineada con las realidades locales.